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    Startseite Lösung

    Lösung

    Rechnungen erfassen, prüfen und weitergeben.

    Rechnungsdokumente strukturiert ablegen, Angaben auslesen und für die Buchhaltung vorbereiten. Mit klaren Prüfwegen für fehlende oder unplausible Informationen.

    Projekt besprechenKostenloses Erstgespräch · etwa 20–30 Minuten

    Der Engpass

    Die Rechnung ist da. Die Daten fehlen noch in der Buchhaltung.

    Rechnungen kommen über verschiedene Postfächer und Portale. Dateien werden umbenannt, abgelegt und Werte erneut eingegeben. Fehlende Zuordnungen und unklare Belege unterbrechen die Bearbeitung.

    • Wiederkehrende Ablage- und Erfassungsschritte reduzieren.
    • Rechnungsinformationen für die weitere Verarbeitung strukturieren.
    • Unklare Dokumente gezielt zur Prüfung bereitstellen.

    Die Umsetzung

    Vom E-Mail-Anhang zur geprüften Übergabe.

    1. E-Mail-Eingang und Ablage

      Rechnungen werden aus dem vorgesehenen Eingang übernommen und einem Vorgang zugeordnet. Doppelte Dokumente und fehlende Anhänge erhalten einen eigenen Bearbeitungsweg.

    2. PDF, Scan oder XRechnung

      Eine XRechnung liefert strukturierte XML-Daten. Bei PDF-Dateien hängt die Verarbeitung davon ab, ob auslesbarer Text oder ein Scan vorliegt. OCR und KI unterstützen dort, wo Informationen erst aus dem Dokument gewonnen werden müssen.

    3. Lieferant und Beleg zuordnen

      Rechnungsnummer, Lieferant, Beträge und weitere benötigte Angaben werden mit vorhandenen Stammdaten oder Vorgängen abgeglichen. Fehlende Zuordnungen werden sichtbar zur Bearbeitung bereitgestellt.

    4. Prüfen und freigeben

      Beträge, Pflichtangaben und Zuordnungen werden nach Ihren Regeln kontrolliert. Unklare Ausleseergebnisse und fachliche Freigaben bleiben bei den verantwortlichen Personen.

    5. An die Buchhaltung übergeben

      Freigegebene Dokumente und Daten gehen über den verfügbaren Import- oder API-Weg an Ihre Buchhaltungssoftware. Eine DATEV-Anbindung ist eine mögliche Zielintegration; den konkreten Dienst, Zugang und Übertragungsumfang prüfe ich vor einer Zusage.

    Ihr Projekt

    Was wir für Ihre
    Umsetzung brauchen.

    Automatische Rechnungsablage und KI-gestütztes Auslesen von Rechnungsdokumenten gehören zu meinen umgesetzten Aufgaben. Eine neue Lösung wird mit Ihren Belegarten und Buchhaltungsanforderungen getestet. Die sachliche Rechnungsprüfung bleibt ein eigener Schritt.

    Ihre Fragen

    Vor dem Start.

    Ist das eine automatische Buchungsfreigabe?

    Auslesen und Freigeben sind getrennte Schritte. Ich bereite die Daten auf; Ihre fachlichen Regeln bestimmen, welche Angaben geprüft werden und wer den Beleg freigibt.

    Brauchen strukturierte Rechnungen KI?

    Für bereits strukturierte Daten ist häufig keine KI erforderlich. Die Verarbeitung wird dem tatsächlichen Format angepasst.

    Welche Erfahrung liegt vor?

    Zu den umgesetzten Aufgaben gehören automatische Rechnungsablage und KI-gestütztes Auslesen von Rechnungsdokumenten für Buchhaltungsabläufe.

    Passende Leistungen und Lösungen

    Leistung

    KI dort einsetzen, wo Informationen unstrukturiert sind.

    Dokumente auslesen, Texte einordnen und Entwürfe vorbereiten: Ich integriere KI in einen klar definierten Arbeitsablauf mit Regeln, Prüfungen und menschlicher Verantwortung.

    Mehr erfahren     Leistung

    Geschäftsprozesse automatisieren.

    Wiederkehrende Aufgaben übernehmen, Vorgänge weitergeben und Ausnahmen gezielt bearbeiten.

    Mehr erfahren     Leistung

    Systeme verbinden.

    Daten zwischen vorhandenen Anwendungen übertragen, statt sie mehrfach einzugeben.

    Mehr erfahren

    Ihr nächster Schritt

    Welcher Ablauf kostet
    Ihr Team heute unnötig Zeit?

    Zeigen Sie mir Ihren Engpass. Im kostenlosen Projektgespräch besprechen wir, wie ich ihn lösen kann – und ob wir zusammenpassen.

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